Tổ chức kế toán vật liệu

2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ:
Trong hệ thống quản lý, kế toán là một công cụ quan trọng, kế toán đợc sử
dụng nh một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ứng một cách khách
quan và giám đốc một cách toàn diện mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp sản xuất, có nhiều hình thức khác nhau để quản lý tốt
hoạt động sản xuất. Trong số các hình thức đó thì việc tổ chức kế toán vật liệu -
công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, đúng với chế độ tài chính - kế toán
của Nhà nớc sẽ đảm bảo phản ánh một cách chính xác tình hình nhập - xuất - tồn
kho vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm,
do đó cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức thực hiện đánh giá phân loại vật liệu - công cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của
doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán
hàng tồn kho đợc áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số
liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu - công cụ dụng cụ
trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập
hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua,
tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu - công
cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
II - Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:
1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:
Để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại,
từng thứ vật liệu - công cụ thì cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những
nội dung và tiêu thức nhất định.
1.1. Phân loại vật liệu:
Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản
xuất kinh doanh thì vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên liệu chính: là đối tợng lao động khi tham gia vào quá trình sản
xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm, hàng hoá, VD:
Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt.
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
không cấu thành nên thực thể chính cuả sản phẩm mà nó chỉ có tác dụng khi kết
hợp với nguyên liệu chính làm tăng chất lợng của nguyên liệu chính, tăng chất l-
5
ợng sản phẩm có thể thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện
cho qúa trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho công
tác quản lý, nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh:
Thuốc nhuộm, sơn, dầu nhờn
+ Nhiên liệu: Thực chất đây có thể coi là loại vật liệu phụ nhng nó có tác
dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó tồn tại ở các
dạng nh: Chất lỏng, chất khí, chất rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất
sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình
sản xuất nh: Xăng, dầu, than củi
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa máy
móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị
cần lắp, công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ
bản.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất,
chế tạo sản phẩm: Gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi khi thanh lý tài
sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại
doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm,
thứ dựa vào qui cách, tính chất lý hoá học của chúng bằng cách lập sổ danh
điểm vật liệu bởi vì cách phân loại trên cha đảm bảo quản lý chặt chẽ và tiến hành
kiểm tra một cách toàn diện, cụ thể.
Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu trên những
giác độ khác ngời ta có thể phân loại vật liệu theo các tiêu thức khác. Chẳng hạn:
Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung qui định phản ánh
chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp lại đợc
chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân x-
ởng, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp
1.2. Phân loại công cụ - dụng cụ:
Công cụ - dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các lán trại tạm thời,
dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, quần áo bảo hộ lao
động Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà công cụ - dụng cụ đợc phân làm 3 loại
sau:
- Công cụ - dụng cụ.
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
6
Cũng nh vật liệu, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết công
cụ - dụng cụ thì công cụ - dụng cụ có thể phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm,
trong mỗi nhóm lại phân thành từng thứ
2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc biểu hiện vật liệu - công cụ
dụng cụ bằng thớc đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu
chính xác, kịp thời, đầy đủ.
Đây là khâu quan trọng trong công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ.
Vì thông qua đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ trong tổng chi phí sản xuất, từ
đó mới tính toán một cách chính xác giá thành sản phẩm và xác định đợc định
mức vật t đã sử dụng trong kỳ và lập định mức cho kỳ sau.
Về nguyên tắc, vật liệu - công cụ dụng cụ đợc phản ánh, đánh giá theo giá
vốn thực tế của chúng. Nhng đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại
vật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ diễn
ra thờng xuyên thì vật liệu - công cụ dụng cụ còn đợc đánh giá theo giá hạch toán
để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật
liệu - công cụ dụng cụ.
2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế:
2.1.1. Giá thực tế nhập kho:
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu - công cụ
dụng cụ nhập kho đợc xác định cụ thể nh sau:
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá vốn thực tế nhập kho
bao gồm: Giá mua theo hoá đơn (+) chi phí thu mua thực tế (bao gồm: Chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi ) (+) thuế nhập khẩu, thuế
khác (nếu có) (-) các khoản giảm giá, triết khấu, giá trị hàng mua trả lại cho ngời
bán (nếu có).
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến
thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá trị thực tể của vật liệu xuất gia công,
chế biến (+) các chi phí gia công chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá vốn
thực tế nhập kho bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất đa đi gia công, chế biến
(+) chi phí vận chuyển bốc xếp khi đa vật liệu đi và về nhập kho (+) số tiền phải
trả cho đơn vị nhận gia công, chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do các đơn vị, cá nhân khác góp vốn
liên doanh thì giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá
và chấp nhận.
Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, giá thực tế của chúng là giá ớc tính
có thể sử dụng, có thể tiêu thụ đợc chúng (giá có thể bán đợc trên thị trờng).
2.1.2. Giá thực tế xuất kho:
7
Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ
thì kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ
dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau.
Để tính giá thực tế xuất kho của vật liệu - công cụ dụng cụ thì doanh nghiệp
có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính toán giá vốn thực tế vật liệu - công
cụ dụng cụ xuất kho nh sau:
a. Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ:
Theo phơng pháp này thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đ-
ợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cùng và đơn giá bình
quân vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và đợc xác định nh sau:
Đơn giá bình quân vật liệu - Giá vốn thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ
công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ Số lợng VLCCD tồn đầu kỳ
Giá vốn thực tế vật liệu - Đơn giá bình quân vật
công cụ dụng cụ xuất = liệu -công cụ dụng cụ x
kho trong kỳ tồn đầu kỳ
Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản nhng không chính xác, đặc biệt là trong
tình trạng có sự biến động giá cả vật t lớn.
b. Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: (Giá thực tế bình quân của
số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ).
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cũng
đợc tính căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính
nh sau:
Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
bình quân Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
= x
Việc xác định đơn giá thực tế bình quân có thể thực hiện cho cả kỳ hạch toán hoặc
có thể xác định đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập.
c. Tính theo giá thực tế nhập tr ớc - xuất tr ớc (FIFO):
Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho
của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất ra để tính giá thực tế xuất kho
theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc
lần nhập trớc, số còn lại (Tổng số xuất kho - số đã xuất thuộc lần trớc) đợc tính
theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau:
8
=
Số lợng vật liệu -
công cụ dụngcụ
xuất trong kỳ
=
Giá thực tế vật liệu -
công cụ dụng cụ xuất kho
Số lợng vật liệu - công
cụ dụng cụ xuất kho
Đơn giá thực tế
bình quân
Nh vậy, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là
giá thực tế của số vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho thuộc các lần nhập sau
cùng.
d. Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất tr ớc (LIFO):
Theo phơng pháp này, ta phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần
nhập kho. Sau đó căn cứ số lợng xuất kho tính ra giá trị thực tế xuất kho theo
nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho đối
với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tính theo đơn giá
thực tế của các lần nhập trớc đó.
Nh vậy giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá
thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ thuộc các lần nhập đầu kỳ.
e. Tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với những loại vật liệu - công cụ dụng cụ
có giá trị lớn, phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi vật liệu - công
cụ dụng cụ theo từng lô hàng. Giá thực tế xuất kho đợc tính căn cứ vào đơn giá
thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho từng lô hàng và số lợng xuất kho.
Nhìn chung mỗi phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất
kho nêu trên đều có những u điểm và hạn chế riêng và có những điều kiện áp dụng
nhất định. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh yêu cầu quản
lý để có thể áp dụng phơng pháp tính giá thực tế đảm bảo nguyên tắc nhất quán
trong các niên độ kế toán.
2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán:
Đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờng
xuyên đối hàng ngày thì việc xác định giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ hàng
ngày thì công việc hạch toán trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không
thực hiện đợc. Trong trờng hợp này kế toán phải sử dụng giá hạch toán để tiến
hành hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công
cụ dụng cụ.
Giá hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là giá qui định thống nhất trong
phạm vi xây dựng và đợc sử dụng ổn định trong một thời gian dài. Sử dụng giá
hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ làm giảm khối lợng
công việc hàng ngày của kế toán.
Tuy nhiên, cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế
nhằm đảm bảo chính xác giá vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho bằng cách sử
dụng hệ số giá vật liệu - công cụ dụng cụ.
Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ
Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ
9
H =
- Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá:
Giá thực tế xuất kho = H x Giá hạch toán xuất kho
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà
trong các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá
thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cả loại vật liệu - công
cụ dụng cụ.
Trờng hợp đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ khi có thuế giá trị gia tăng:
- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế giá trị
gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá vật t mua vào là giá thực tế không có thuế
giá trị gia tăng đầu vào.
- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng
theo phơng pháp khấu trừ, giá trị vật t mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm
cả thuế giá trị gia tăng đầu vào).
III. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:
1 .Yêu cầu đối với hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:
Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải đ-
ợc hạch toán chi tiết, phải theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu
- công cụ dụng cụ của từng thứ, từng nhóm, từng loại theo từng kho của doanh
nghiệp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho và đợc tiến hành đồng thời cả kho
và phòng kế toán.
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nói chung, công tác quản lý vật
liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là do nhiều bộ, đơn vị tham gia và chịu trách
nhiệm. Song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng
cụ hàng ngày lại đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán .
Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở kho là một phận kế
toán trong doanh nghiệp vì thủ kho là ngời quản lý tất cả vật liệu - công cụ dụng
cụ, chịu trách nhiệm tổ chức về tình hình nhập - xuất - bảo quản, dự trữ vật liệu -
công cụ dụng cụ và ghi chép vào sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật. Còn ở phòng kế
toán thì với chức năng và nghiệp vụ của mình trên cơ sở một cách chi tiết và tập
hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, Giám đốc, kiểm tra tình hình hiện có và quá
trình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ.
2. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết vật liệu -công cụ dụng cụ:
2.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
* Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo
Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các
chứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)
10
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH)
Ngoài ra các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui
định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán h-
ớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 - VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)
Các chứng từ này tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác
nhau.
Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo
đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải chịu
trách nhiệm về việc ghi chép của mình.
Các chứng từ kế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời
gian hợp lý do kế toán trởng qui định phục vụ cho việc ghi chép, phản ảnh, tổng
hợp số liệu kịp thời của các bộ phận có liên quan.
tổ chức luân chuyển chứng từ
- Chứng từ nhập:
Hoá đơn mua hàng phòng Vật t viết phiếu nhập
chuyển về kho vật t vào thẻ kho
Phòng Kế toán.
- Chứng từ xuất:
Hoá đơn xuất Kho vật t Phòng kế toán
vào thẻ kho
2.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà
sử dụng các sổ (thẻ) sau: Sổ (Thẻ ) kho, Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu công cụ
dụng cụ, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số d.
Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất -
tồn kho của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng
kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn, hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật
liệu - công cụ dụng cụ. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho,
không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để
hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt giá trị
hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong
doanh nghiệp.
11
Ngoài ra kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê
xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ
phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:
Để theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng
cụ theo từng thứ, nhóm, loại, từng kho và về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị thì
phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho (thủ kho) và phòng kế toán trong hạch toán
chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ.
Dù doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nào thì việc hạch
toán phải đợc thực hiện đồng thời cả ở kho và phòng kế toán.
3.1. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ
song song:
Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại
vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình nhập - xuất diễn ra không thờng xuyên, trình
độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
+ ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập - xuất thủ kho căn cứ vào số lợng
ở cột thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho
tính ra số lợng tồn kho và ghi vào cột tồn kho của thẻ kho. Thẻ kho do kế toán mở
và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất, cuối tháng tính ra
số tồn kho theo chỉ tiêu số lợng. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho
nhận) các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu - công cụ
dụng cụ cho Phòng kế toán. Mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ đợc mở một thẻ
kho.
+ ở Phòng kế toán: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thực
hiện hoàn chỉnh chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ thực xuất - nhập, kế toán ghi
sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nhập - xuất.
Mẫu số (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng tơng tự nh
mẫu thẻ kho nhng có thêm các cột thành tiền. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên
sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ để lập ra bảng kê Nhập - xuất
tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ đợc ghi
thêm 1 dòng của bảng kê này.
Việc đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và kho thông qua việc đối chiếu
số liệu tơng ứng giữa thẻ kho và sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng
cụ.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ
theo phơng pháp thẻ song song

12
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Sổ (thẻ) KT chi tiết
Bảng kê tổng hợp
N - X - T
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ
tiêu số lợng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do
vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển:
Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có
không nhiều nghiệp vụ xuất - nhập, không bố trí riêng kế toán chi tiết vật liệu -
công cụ dụng cụ do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập-
xuất hàng ngày.
+ ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất
- tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ nh phơng pháp thẻ song song.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập - xuất tồn kho của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ ở từng kho dùng
cho cả năm, nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào
sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ
sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng
đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm
tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán
tổng hợp.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo ph-
ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
13
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Chứng từ xuất
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng
- Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn có thể trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về
chỉ tiêu số lợng, hạn chế tác dụng kiểm tra trong quản lý do chỉ ghi vào cuối
tháng.
3.3. Phơng pháp sổ số d:
Phơng pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại
vật t, tình hình biến động của vật t xảy ra thờng xuyên.
Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống sổ danh điểm vật t và đã xây dựng
đợc hệ thống giá hạch toán để hạch toán hàng ngày.
Yêu cầu trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở doanh nghiệp phải cao
và thủ kho phải xác định đợc trách nhiệm của mình trong việc quản lý vật t, việc
ghi chép trên thẻ kho và sổ số d.
+ ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất -
tồn kho theo chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng, thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên
thẻ kho sang sổ số d vào cột số lợng.
Sổ số d do phòng kế toán mở và sử dụng cho cả năm đợc chuyển xuống kho
cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số d cuối tháng của từng thứ vật t trên thẻ kho để
ghi vào cột số lợng trên sổ số d, sau đó chuyển sổ số d cho phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: Định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ
kho của thủ kho và xác nhận các chứng từ nhập - xuất về phòng kế toán. Sau khi
nhận đợc chứng từ xuất - nhập, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại và hoàn chỉnh
chứng từ sau đó kế toán tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của vật t nhập - xuất
theo từng nhóm vật t để ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất, tiếp đó là ghi vào
bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất.
Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất để kế
toán ghi vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó
14

Xem chi tiết: Tổ chức kế toán vật liệu