ATM trong tương lai –FANS

Một trong những yêu cầu làm tin học nớc ta hiện nay là phải có khả
năng phân tích, hiểu đợc thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể
thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phơng tiện
truyền thông, khi lợng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ
chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu
cầu quản lý, xử lý và lu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần
thiết,thống kê những thông tin mà con ngời yêu cầu, bảo mật thông tin
đảm bảo nhanh chính xác kịp thời .Tin học là một ngành khoa học đáp
ứng đợc những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử cho
phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con ngời đa ra, sản
phẩm của nó đợc ứng dụng rộng dãi trong thực tế .
Hiện nay, ở các nớc phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã đợc
xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả. Các hệ thống thông tin đó đã trở
thành sơng sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau nh ngân hàng, quản trị
doanh nghiệp, thơng mại điện tử Hệ thống đó giúp cho con ngời kinh
doanh hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con ngời v-
ợt qua trở ngại về không gian .
Ngoài những ứng dụng lớn của tin học đã kể trên. Tin học còn đợc phổ
cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, các công nhân viên chức
trong các cơ quan nhà nớc, t nhân. Máy tính đã đợc dùng phổ biến cho
công tác quản lý trong trờng học, nh quản lý th viện, quản lý học sinh,
quản lý điểm của các học sinh, sinh viên trong trờng của mình, bằng hệ
thống máy tính, việc áp dụng nh vậy giúp con ngời đỡ vất vả hơn, mất ít
thời gian. Và điều quan trọng là chúng ta có thể làm đợc một khối lợng
công việc lớn với độ chính xác tuyệt đối .
Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất
yếu, biết đợc vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp,
các trờng học, các mô hình quản lý th viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính u
việt của tin học, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào đơn vị thuộc
sự quản lý của mình .
Để nêu lên đợc một đặc điểm của việc ứng dụng tin học trong đời
sống, em xin đợc trình bày hệ thống quản lý th viện cấp III Năng khiếu
tỉnh Thái Bình bằng máy tính .
5
Ưu điểm của hệ thống là :
- Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm .
- Tổ chức thông tin một cách có khoa học
- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác
nhau
- Lu trữ thông tin với số lợng lớn
- An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch.
Dựa trên tính u việt đó .Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài Quản lý
th viện tại trờng cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình Đề tài đợc đặt
ra với hy vọng sẽ giảm bớt thời gian của quản th(Cán bộ quản lý th
viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo
cáo về những thông tin liên quan nh bạn đọc
(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm
Lời cảm ơn
Để hoàn thành đợc đồ án này, em xin chân thành cảm ơn các
thầy cô giáo trong khoa toán ứng dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong
suốt thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô
giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đồ
án .
6
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K3B_ĐHBKHN . Và các anh chị khoá trớc đã giúp đỡ tôi hoàn
thành đồ án này .Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và xây
dựng hệ thống Quản Lý Th Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô, của
các anh chị cũng nh của các bạn .


Chơng I
Giới thiệu chung
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc
dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao
động:
7
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc
thống kê danh sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo, nh việc đề ra các phơng pháp
mới, các công việc kiểm tra, hớng dẫn .
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian,
chỉ còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai .
1.1.2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý :
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh
phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ
biến. ở nớc ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các
công tác quản lý mọi lĩnh vực nh kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội
Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóng cho
cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất
nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời
gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học,
làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên từng công
việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn
phần.
a. Tin học hoá toàn bộ :
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá đồng thời các
chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay
thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý.
Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách
triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa
thông tin. Nhng nhợc điểm của thông tin này là thực hiện công việc
rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn.
b. Tin học hoá từng phần :
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá từng phần
chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế
các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và
tách biệt với các giải pháp đợc chọn cho các phân hệ khác nhau .
8
Ưu điểm : Của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các
ứng dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu
không lớn .
Nhợc điểm : Của phơng pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp
thông tin. Cả hai phơng pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào
từng cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin
học hoá phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống
nhất .
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
c.1. Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất
từ trên xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo
quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống đợc phân làm nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới
lên trên và truyền từ trên xuống dới .
c.2. Luồng thông tin vào :
ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhất là rất
lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :
- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin đợc dùng chung
cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thờng đợc cập
nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin
sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các
hoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn cần phải
đợc xử lý kịp thời .
9
- Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin đợc tổng
hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thờng đợc
cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin .
+ Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu
cầu xử lý xuất hiện ), thì cha đợc đem xử lý ngay, mà đợc gom lại
cho đủ một số lợng nhất định (một lô hay một mẻ ) mới đợc đem
xử lý một cách tập thể .
+ Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin đợc chuyễn đến, thì cha đợc
đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới đợc
đem xử lý.
c.3. Luồng thông tin ra:
- Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ
thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng
đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối t-
ợng cần quan tâm: Ví dụ nh thông tin về sách, độc giả , mợn
trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời .
- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo
tổng hợp, thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống
kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị.
- Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ
thống, luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo. Đây là
chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ
thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu
của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá
trình xử lý .
2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
10
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý,
điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức ).
Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các
thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện
thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ
môi trờng của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở
dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thờng
xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản
ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức )
Các hệ thống thông tin quản lý thờng đợc phân loại theo
hai mức :
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có
nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn
mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn
đợc gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó th-
ờng là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết
bị , hệ kế toán v.v
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đa
ra các thông tin có tính chất chiến lợc và kế hoạch giúp cho ngời
lãnh đạo doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn trong công
tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống th-
ờng đợc gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems).
Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn
có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phơng pháp mà
khi đợc chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả
theo yêu cầu đa dạng của ngời dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết
định của mình .

2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý :
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có
những bớc tiến nhanh chóng và đạt đợc những thành tựu to lớn.
Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời
sống con ngời. Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên
11
dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt
động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp, trờng học, từ mô hình nhỏ
đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lu trữ, xử lý thông tin và
phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất .
Bớc đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải
khảo sát hệ thống. Hệ thống đợc ta xét tới ở đây là hệ thống quản
lý. Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các
thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành một hoạt
động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó. Xem xét thông tin
quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái
quát cũng nh những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phơng
pháp cũng nh các bớc thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin
quản lý, để từ đó rút ra các phơng pháp cũng nh các bớc thiết kế,
xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đợc tin học hoá .
Trớc kia, khi tin học cha đợc ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan,
nhà trờng, xí nghiệp, th viện Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các
loại hoá đơn, chứng từ, văn bản Thờng đợc lu dới dạng những
tập hồ sơ và khi tìm ngời quản lý phải tìm
theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời
gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà
nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhợc điểm
trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang đợc vi
tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh
chính xác và kịp thời mà con ngời đa ra các nhu cầu trên. Việc lu
trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết đợc các khó
khăn trên, giúp con ngời quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung thống
kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm
đợc một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu với bất kỳ một nào
một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3. Phơng án xây dựng một mô hình thông tin :
Để tin học ứng dụng một cách tối u chúng ta cần xem xét các ph-
ơng án xây dựng mô hình thông tin
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :
12
* Các bớc tiến hành .
- Xây dựng chiến lợc của hệ thống từ đó có thể xác định mục
tiêu của hệ thống, bao gồm :
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Lu lợng thông tin .
+ Đối tợng sử dụng hệ thống .
- Phân tích : Có hai luồng thông tin
+ Số lợng quản lý hệ thống
+ Cách quản lý .
- Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình
dữ liệu.
- Chức năng : Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình
dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể
phản ánh cả hai mô hình trên.
- Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic trong hình
vẽ sau, trong đó các bớc chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn
phân tích, bớc chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế .

(1) (3)Mức vật lý
Mức lôgic
(2)
Một trình tự mô hình hoá hệ thống
+Khảo sát hệ thống cũ làm việc nh thế nào .
+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới .
13
Diễn tả HT làm
như thế nào ?
Diễn tả HT
mới làm như
Diễn tả HT cũ
làm gì ?
Diễn tả HT
mới làm gì ?
- Thiết kế :
+ Chức năng : Mô tả chi tiết cách thực hiện .
+ Dữ liệu : Đa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số
+ Phạm vi sử dụng của ngời sử dụng .
+ Khối lợng thông tin của hệ thống .
- Cài đặt : Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì
sẽ đợc cài đặt lên hệ thống .
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin :
- Nhu cầu của toàn xã hội :
+ Phải phù hợp với chiến lợc kinh tế
+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt .
+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu t cho hệ thống .
- Hỗ trợ tác nghiệp :
+ Cải tiến thông tin .
+ Tăng chất lợng thông tin.
+ Đa ra các thông tin mới .
- Nhu cầu của ngời sử dụng :
+ Thấy đợc hiệu quả tốt .
+ Nhiều chức năng .
+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận .
-Yêu cầu kỹ thuật :
+ Xử lý đợc khối lợng thông tin cần thiết .
+ Tính đến tần xuất sử dụng .
+ Độ phức tạp, độ chính xác .
+ Độ tin cậy cao .
+ Độ hớng dẫn cho ngời dùng đầy đủ, dễ hiểu .
14

Xem chi tiết: ATM trong tương lai –FANS