2.2 Nhóm các yếu tố thuộc về đối tợng quản lý.
* Quy mô của hệ thống.
Với một quy mô hệ thống mà lớn ta có thể chọn cơ cấu có nhiều cấp ứng
với số lợng phòng ban chức năng sao cho đáp ứng đợc nhu cầu của hệ thống.
Ngợc lại với quy mô nhỏ ta chỉ cần một cơ cấu đơn giản sao cho đáp ứng đợc
trình độ nguồn nhân lực, tránh tình trạng với trình độ nguồn nhân lực thấp kém
mà lại xây dựng một cơ cấu tổ chức quá lớn cồng kềnh dẫn tới sự đổ vỡ của hệ
thống.
* Sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp tạo ra
Đây là đặc điểm, tính chất của hệ thống. Các thành phần kinh tế khác
nhau, các ngànhkinh tế khác nhau dẫn tới đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng
khác nhau. Do đó việc bố trí cơ cấu tổ chức cũng khác nhau. Mặt khác giữa các
đơn vị có trình độ công nghệ khác nhaucũng có sự bố trí cơ cấu tổ chức khác
nhau. Điều này khẳng định tính chất và đặc điểm sản xuất kinh doanh ảnh hởng
tới việc bố trí cơ cấu tổ chức quản lý.
2.3 Nhóm các yếu tố thuộc môi trờng.
Một tổ chức luôn tồn tại và phát triển trong một môi trờng biến động, yếu
tố môi trờng là yếu tố tác động trực tiếp, gián tiếp đến sự thành bại của doanh
nghiệp. Khi các yếu tố trong môi trờng biến động nó sẽ tác động đến cơ cấu tổ
chức làm cho cơ cấu tổ chức phỉa thay đổi để thích nghi với môi trờng mới.
Các yếu tố chủ yếu tác động của môi trờng bao gồm (yếu tố khách hàng,
ngời tiêu dùng, ngời cung cấp môi tr ờng chímh trị). Một hệ thống muốn phát
triển phải luôn chú ý đến các tác động của môi trờng xung quanh.
3- Các nguyên tắc tổ chức quản lý
3.1 Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý gắn với phơng hớng, mục đích của hệ
thống:
Phơng hớng và mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu của hệ thống.
Nếu mục tiêu, phơng hớng của hệ thống có quy mô lớn thì tơng ứng với nó phải
bố trí một cơ cấu tổ chức có quy mô lớn, nếu với một hệ thống mt cỡ nhỏ mà bố
trí một cơ cấu tổ chức với quy mô nhỏ thì việc quản lý sẽ rất khó khăn.
Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì rõ ràng cơ cấu tổ chức
quản lý của nó cũng phải có đặc tình phù hợp với đặc tính văn hoá nó khác với
hệ thống hoạt động theo mục tiêu kinh doanh.
3.2- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công phân
nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo các nhóm chuyên ngành, với những con
ngời đợc đào tạo rèn luyện tơng ứng và có đủ quyền hạn và trách nhiệm. Để
thực hiện nguyên tắc này cần tranh thủ các yêu cầu sau:
* Phải phân công bố trí rõ ràng nhiệm vụ, mục đích mục tiêu của hệ
thống để mọi ngời nắm và hiểu đợc phần việc của mình trong guồng máy chung
của hệ thống.
* Cơ cấu tổ chức đợc phân phối theo nhiệm vụ đợc giao chứ không phải
theo phạm vi công việc phải thực hiện. Rõ ràng, chỉ có phân giao nhiệm vụ
trong hệ thống một cách rõ ràng, cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ đợc giao
thì hệ thống mới có thể tồn tại và phát triển tốt.
3.3 Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng
Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi
phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng ứng để mọi ngời ở các cấp quản lý từ
thấp đến cao có thể phát triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế của các
cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết.
3.4 Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả
Nguyên tắc này đòi hỏic cơ cấu tổ chức quản lý phải thu đợc kết quả cao
nhất đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và các
điều khiển của các lãnh đạo. Để đảm bảo cho nguyên tắc này đợc hệ thống cần
phải tuân thủ các yêu cầu sau:
* Cơ cấu tổ chức quản lý phải là cơ cấu tổ chức hợp lý nhất, đảm
bảo chi phí hoạt động là thấp nhất mà kết quả chung hoạt động của tổ chức là
lớn nhất trong khả năng có thể.
* Cơ cấu tổ chức phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh
nhiệm vụ của phân hệ: làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí giá trị của mỗi hoạt
động mà mình tham gia, tạo lợi thế thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực
tiếp với mình. Các cán bộ quản lý cấp phân hệ phải có lơng tâm, trách nhiệm.
phải có ý thức hợp tác luôn làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn cản
trở cho phân hệ khác và cho hệ thống. Từ đó hình thành các hành vi xử lý hợp
lý giữa các phân hệ trong hệ thống (tức là đảm bảo tính hiệu quả của cơ cấu tổ
chức lq trong hệ thống).
* Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo cho các cán bộ quản lý các
phân hệ có quy mô hợp lý, tơng ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ.
4- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản :
4.1 Cơ cấu kiểu trực tuyến
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản nhất trong đó có một cấp
trên và một số cấp dới. Mọi mối quan hệ đợc giải quyết theo một kênh liên hệ
đờng thẳng. Cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu hoàn trách
nhiệm của doanh nghiệp và hệ thống.
Cơ cấu này khá phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, sản xuất không phức
tạp, tính chất sản xuất liên tục. Đặc biệt nó thờng đợc áp dụng đối với các tổ đội
sản xuất.
Sơ đồ :
Ngời đứng đầu hệ thống
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
Ngời
phụ
trách
đơn
vị 1
Ngời
phụ
trách
đơn
vị 2
Ngời
phụ
trách
đơn
vị
Ngời
phụ
trách
đơn
vị 1
Ngời
phụ
trách
đơn
vị 2
* Đặc điểm :
Ngời lãnh đạo trực tiếp thực hiện tất cả các chức năng quản lý.
Các mối liên hệ giữa các thành viên trong hệ thống đợc thực hiện theo
chiều dọc.
Ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ thừa hành mệnh lệnh qua một cấp trực tiếp
và chỉ thỉ thi hành mệnh lệnh của ngời đó.
* Ưu điểm :
Đơn giản rõ ràng thống nhất chỉ huy.
Thực hiện triệp để chế độ một thủ trởng.
Mối quan hệ đơn giản không phức tạp.
Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn.
* Nhợc điểm :
Đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
Hạn chế và không sử dụng các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác
nhau
Ngăn cản các mối quan hệ hợp tác liên doanh liên kết, từ đó làm giảm
tính năng động sáng tạo trong hệ thống.
Khi hệ thống lớn và phức tạp thì cơ cấu tổ chức này đẻ ra nhiều tầng lớp
trung gian.
* Khả năng ứng dụng :
Loại hình cơ cấu tổ chức này ít đợc sử dụng trong thực tế, hiện nay nó chỉ
áp dụng cho các tổ đội sản xuất nhỏ.
4.2 Cơ cấu chức năng
Do F.W Tay lo đề xuất ra đợc áp dụng với chế độ đốc công sau đó phạm
vi của nó đợc áp dụng mở rộng ra phù hợp với khối lợng công việc ngày càng
lớn. Những nhiệm vụ quản lý đợc phân chia thành những đơn vị riêng biệt theo
các chức năng quản lý. Những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá chỉ đảm nhận
một chức năng nhất định.
(Sơ đồ trang bên)
Sơ đồ :
Lãnh đạo hệ thống
Lãnh
đạo
chức
năng
1
Lãnh
đạo
chức
năng
2
Lãnh
đạo
chức
năng
n
Các cấp dới
* Đặc điểm :
Trong cơ cấu tổ chức hình thành 2 phân hệ:
Các tuyến quản lý tạo ra sản phẩm dịch vụ phục vụ cho thị trờng;
Các bộ phận chức năng là nơi thực hiện các chức năng quản lý giúp ban
lãnh đạo xây dựng lên các tuyến quản lý và chỉ đạo thực hiện các quyết định
quản lý.
Ngời lãnh đạo của các bộ phận chỉ có quyền ra quyết định trong các tuyến
quản lý mà không cần chế độ uỷ quyền.
Những ngời thừa lệnh cấp dới nhận mệnh lệnh của cả lãnh đạo và những
thủ lĩnh chức năng.
Kiểu cơ cấu tổ chức này thu hút đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực
khác nhau của công tác quản lý
Giải quyết các vấn đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng
cho ngời lãnh đạo
* Nhợc điểm :
Không thực hiện đợc chế độ một thủ trởng
Ngời thừa hành mệnh lệnh một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh của các
lãnh đạo khác nhau, thậm chí trái ngợc nhau.
Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này hết sức phức tạp nếu hệ thống
lớn thì nó quá phức tạp khó quản lý.
* Khả năng ứng dụng :
Do nhợc điểm trên nên cơ cấu tổ chức này ít đợc sử dụng trong thực tế
4.3 Cơ cấu trực tuyến tham mu.
Xuất phát từ cơ cấu tổ chức trực tuyến nhng để giảm bớt khối lợng công
việc cho ngời lãnh đạo, một ban tham mu đã đợc đề ra các tuyến. Đây là các
chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau.
Sơ đồ :
Ngời lãnh đạo
hệ thống
Bộ tham mu
:
*Đặc điểm.
Bên cạnh các lãnh đạo các tuyến có các ban tham mu có chức năng giúp
việc cho các cán bộ lãnh đạo, xử lý thông tin, xây dựng các phơng án quyết
định và chỉ đạo thực hiện các quyết định nhng ngời lãnh đạo là ngời ra quyết
định cuối cùng.
* Ưu điểm :
Sử dụng chế độ một thủ trởng
Có thể sử dụng các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau.
* Nhợc điểm :
Tốc độ ra quyết định chậm vì còn phải bàn bạc với ban tham mu và ngời
lãnh đạo phải cân nhắc trớc khi quyết định .
Nếu là hệ thống lớn và phức tạp thì cần có nhiều tham mu dẫn đến
việc thống nhất ý kiến và hoạt động gặp nhiều khó khăn.
Cơ cấu trở nên cồng kềnh khó quản lý.
* Khả năng ứng dụng;
Cơ cấu này có thể sử dụng có hiệu quả đối với các hệ thống có quy mô
vừa và nhỏ.
5.4 Cơ cấu trực tuyến chức năng
Lãnh
đạo
tuyến
1
Lãnh
đạo
chức
năng
Lãnh
đạo
chức
năng
Lãnh
đạo
tuyến
2
1 2 2 1
Đây là cơ cấu trực tuyến nhng trong đó ngời ta thành lập lên các phòng
ban riêng biệt.
Sơ đồ : (trang bên)
* Đặc điểm :
Theo cơ cấu này hình thành lên các phòng ban chức năng. Ngời lãnh đạo
hệ thống đợc sự giúp đỡ của các thủ lĩnh chức năng để chuẩn bị các quyết định
hớng dẫn và kiển tra việc thực hiện các quyết định. Ngời lãnh đạo cao cấp nhất
H.Đ.Q.T
Tổng Giám
Đốc
P.T
GĐ
Sản
xuất
P.T
GD
Tài
chính
P,T
GD
Kinh
doanh
Phân
xởng
sản
xuất
1
Phân
xởng
sản
xuất
2
Phân
xởng
sản
xuất
3
Phòng
kế
hoạch
Phòng
Ma
ket
tinh
vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và hoàn toàn quyết định trong toàn
hệ thống. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo các tuyến dã quy định, các thủ lĩnh ở
các tuyến vẫn phát huy đợc tài năng của mình trong chuyên môn. Tuy họ không
có quyến ra quyết định nhng có thể đợc uỷ quyền hoặc phân quyền ra quyết
định .
* Ưu điểm :
Vẫn duy trì đợc chế độ một thủ trởng,
Mở rộng dân chủ trong quản lý thông qua việc phân quyền và uỷ quyền,
Tận dụng đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực quản lý,
Tạo nên sự liên kết chặt chẽ trong hoạt động giữa các bộ phận.
Nhợc điểm :
Nếu phân định chức năng quá sâu có thể dẫn tới cơ cấu quá cồng kềnh,
có nhiều phòng ban chức năng,
Các mối liên hệ khác tuyến (liên hệ ngang) không đợc thực hiện tốt.
* Khả năng ứng dụng :
Cơ cấu này đợc sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp do u điểm của
nó so với các cơ cấu chức năng và trực tuyến.
4.5 Cơ cấu ma trận
Kiểu cơ cấu tổ chức này đợc áp dụng để thiết lập cơ cấu cho toàn bộ hệ
thống cũng nh để thành lập cơ cấu bên trong của từng phân hệ.
Sơ đồ :
Ngời lãnh đạo hệ tnống
Ngời lãnh đạo
tuyến 1
H.Đ.Q.T Ngời lãnh đạo
chức năng
A
Ngời lãnh
đạo chức
năng B
Đề án 1
Những ngời thực hiện trong các bộ phận sản xuất.
Những ngời thực hiện trong các bộ phận chức năng.
Những ngời thực hiện trong các đề án nhằm tạo
ra.
Sản phẩm hay công nghệ mới.
* Đặc điểm :
Ngoài những ngời lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn có
những ngời lãnh đạo đề án hay sản phẩm phối hợp hoạt động của cc bộ phận để
thực hiện một dự thảo nào đó, để thực hiện chơng trình mục tiêu dự án ngời
lãnh đạo sẽ cử ra ngời phụ trách chơng trình mục tiêu và dự án đó và đảm bảo
cho ngời phụ trách này nguồn nhân lực lấy từ các tuyến và các nguồn chức
năng, cũng có thể lấy từ bên ngoài.
* Ưu điểm :
Tập trung đợc nguồn nhân lực đặc biệt là nguồn nhân lực phục vụ các
mục tiêu quan trọng của hệ thống.
Cơ cấu này có tính linh hoạt cao, có tính năng động, dẽ dàng chuyển các
nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang thực hiện một dự án khác.
Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn.
Đề án 2
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét